Salesproces inrichten: vijf fases die elke deal doorloopt

Er zijn twee soorten salesorganisaties zonder werkend proces. De eerste heeft er geen: elke verkoper doet het op zijn eigen manier en niemand kan uitleggen waarom een deal wel of niet doorging. De tweede heeft er juist een van twaalf stappen, ooit met de beste bedoelingen opgetuigd, en niemand die hem invult. Het resultaat is hetzelfde: sturen op gevoel.

Het goede nieuws: een salesproces dat wél werkt is kleiner dan je denkt. Vijf fases, elk met één toetsbare vraag. Meer heb je niet nodig, en minder ook niet.

Wat een salesproces is en wat niet

Een salesproces beschrijft hoe een klant bij jou koopt, van eerste contact tot handtekening. Niet hoe jij administreert, niet welke velden het CRM wil, maar welke beslismomenten de klant doorloopt en wat er waar moet zijn voordat de volgende stap zin heeft.

Dat onderscheid is het halve werk. Processen die als administratie voelen, sterven in stilte; processen die het echte koopgedrag volgen, gebruikt een verkoper omdat ze hem helpen winnen. Goed is dan ook niet hetzelfde als uitgebreid: vijf duidelijke fases verslaan twaalf vage.

De vijf fases, één voor één

Fase 1: contact. Er is een gesprek geweest met iemand bij het bedrijf, en er is een reden om verder te praten. Exitcriterium: de prospect heeft ingestemd met een vervolgafspraak met een concreet doel. Een visitekaartje is geen fase.

Fase 2: kwalificatie. Hier beslis je of deze kans je tijd waard is: is er een probleem dat jij oplost, is er budgetruimte, spreek je iemand die kan beslissen of bij de beslisser brengt, en speelt het nu? Gebruik een vaste methode; welke, hangt af van je dealgrootte en cyclus. In MEDDIC of BANT zetten we de twee bekendste naast elkaar. Exitcriterium: de vier vragen zijn met feiten beantwoord, niet met hoop.

Fase 3: verdieping. Je kent het probleem in de woorden van de klant, je weet wie er meebeslissen en wat het de klant kost als hij niets doet. Exitcriterium: de beslisser is gesproken en er ligt een gezamenlijk beeld van het probleem. Deals die deze fase overslaan, komen als boemerang terug bij het voorstel.

Fase 4: voorstel. De offerte of het voorstel ligt er, besproken in plaats van gemaild, met een afgesproken beslismoment. Exitcriterium: de klant heeft een datum genoemd waarop hij beslist, en jij weet wat er tussen nu en dan gebeurt.

Fase 5: beslissing. Onderhandeling, inkoop, juridisch, handtekening. Exitcriterium: getekend, of bewust verloren mét vastgelegde reden. Dat laatste is geen bijzaak: verliesredenen zijn de grondstof voor je win/loss-analyse.

Exitcriteria zijn het proces

De fases zelf zijn niet meer dan namen. Het werkende deel zit in de exitcriteria: de feitenvraag die bepaalt of een deal door mag. "De klant is enthousiast" is geen criterium; "de beslisser heeft bevestigd dat er dit kwartaal budget is" wel.

De toets is simpel: kan een verkoper het criterium hardop uitspreken als een feit over déze deal? Zo nee, dan blijft de deal waar hij staat. Dat voelt streng, maar het is precies andersom: het beschermt je forecast tegen wensdenken en je verkopers tegen deals die nooit gingen landen.

In het CRM, zonder bureaucratie

Zet de vijf fases één op één in je CRM en weersta de verleiding om er velden aan te hangen die niemand gebruikt. Twee verplichte velden per fase is het maximum: het exitcriterium als vraag, en de volgende stap met datum. Alles daarboven is administratie die ten koste gaat van verkooptijd, en het is de snelste route terug naar een proces dat niemand invult.

Bouw er één dashboard bij: deals per fase, hoe lang ze er staan, en welke deze maand moeten beslissen. Meer stuurinformatie heeft een mkb-salesteam zelden nodig.

Levend houden in het ritme

Een proces dat je één keer inricht en nooit meer aanraakt, is binnen een half jaar dood. Wat het levend houdt, is het ritme eromheen: de wekelijkse pipeline review toetst elke week of deals nog aan hun fase voldoen, en deals zonder beweging gaan terug of eruit. Zo blijft het proces de waarheid vertellen in plaats van de hoop te administreren.

En één keer per kwartaal kijk je naar het proces zelf: waar blijven deals hangen, welk criterium blijkt te soepel of te streng? Een salesproces is af als het gebruikt wordt, niet als het beschreven is.

Begin op één A4

Wil je hiermee aan de slag, begin dan niet in het CRM maar op papier: de vijf fases, per fase één exitcriterium, één A4. Toets een week lang elke lopende deal erlangs en je weet precies waar jouw proces afwijkt van jouw praktijk. Daarna pas inrichten.

Benieuwd of proces de bouwsteen is waar bij jou de meeste winst zit? De Commercial Scan zet in vijf minuten alle acht bouwstenen op een rij, proces voorop.